Tổng đài IP PBX là gì?
Tổng đài IP-PBX (tiếng Anh: Internet Protocol Private Branch eXchange, viết tắt là IP PBX hay IP-BX) là tổng đài nội bộ sử dụng giao thức IP (Internet Protocol) để thực hiện các cuộc gọi điện thoại nội bộ và ra bên ngoài, thường áp dụng trong phạm vi một công ty, nhà hàng, trường học, bệnh viện, doanh nghiệp hay kết nối đa chi nhánh. Tất cả dữ liệu thoại được truyền bằng các gói dữ liệu qua IP hay LAN/WAN/Internet. Công nghệ này bao gồm các tính năng truyền thông tiên tiến và cung cấp một khả năng mở rộng mạnh mẽ đáp ứng cho tất cả các doanh nghiệp. IP PBX cũng có thể kết nối với mạng điện thoại PSTN truyền thống thông qua hệ thống/thiết bị Voice Gateway. Doanh nghiệp không cần phải thay đổi cơ sở hạ tầng thông tin liên lạc bên ngoài hiện tại của họ. Khi triển khai IP PBX, doanh nghiệp thậm chí có thể giữ số điện thoại thông thường. Bằng cách này, tổng đài IP-PBX không chỉ sở hữu đầy đủ các tính năng thông thường của một tổng đài nội bộ analog thông thường mà còn có nhiều tính năng ưu việt của một ứng dụng IP trong doanh nghiệp.
Mô hình hoạt động
Mô hình hoạt động của tổng đài IP PBX tích hợp với hệ thống mạng doanh nghiệp
Một hệ thống IP PBX bao gồm một tổng đài IP PBX, một hoặc nhiều SIP phones (softphone hoặc IP-phone) và có thể có thêm một VoIP Gateway để kết nối với các đường điện thoại PSTN truyền thống.
Sau đây là 9 lợi ích của tổng đài IP PBX:
Lợi ích #1: Dễ dàng cài đặt và cấu hình hơn (hệ thống tổng đài tương tự)
Một tổng đài IP hoạt động như một phần mềm chạy trên máy chủ, thừa hưởng được năng lực xử lý mạnh mẽ của máy tính. Bất kỳ nhân viên IT nào cũng đều có thể cài đặt và triển khai dễ dàng mà không đòi hỏi những khoá đào tạo đặc biệt về viễn thông như đối với hệ thống tổng đài truyền thống.
Lợi ích #2: Dễ dàng quản trị với Giao diện Web đơn giản
Tổng đài IP có thể được quản lý qua giao diện Web, cho phép một người với hiểu biết căn bản về IT có thển quản lý tổng đài một cách dễ dàng. Trong khi đó, đối với hệ thống tổng đài tương tự truyền thống lại đòi hỏi những kỹ năng chuyên về điện thoại.
Lợi ích #3: Cắt giảm chi phí nhờ việc sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp dịch vụ VoIP
Với tổng đài IP bạn có thể dễ dàng sử dụng dịch vụ VoIP của các nhà cung cấp dịch vụ VoIP đường dài và quốc tế (ví dụ như: FPT Telecom, Worldfone của South Telecom…). Khi đó bạn sẽ tiết kiệm cước phí hàng tháng một cách đáng kể. Nếu bạn có nhiều văn phòng/chi nhánh, bạn cũng có thể dễ dàng thiết lập kết nối thoại giữa các chi nhánh với nhau để liên lạc miễn phí.
Lợi ích #4: Loại bỏ được đường dây diện thoại
Thông thường, trong văn phòng bạn sẽ có cả đường dây mạng và day điện thoại. Khi sử dụng tổng đài IP, bạn không cần đường dây điện thoại riêng, khi đó điện thoại và dữ liệu sẽ sử dụng chung một hệ thống mạng.
Lợi ích #5: Loại bỏ sự phụ thuộc vào nhà cung cấp
Các tổng đài IP hoạt động trên tiêu chuẩn mở SIP. Bạn có thể lựa chọn một sự kết hợp giữa nhiều nhà cung cấp tổng đài, điện thoại, voip gateway… sao cho phù hợp với quy mô và nhu cầu của bạn.
Lợi ích #6: Dễ dàng mở rộng
Với tổng đài truyền thống, việc thêm một đường điện thoại hoặc máy nhánh sẽ phức tạp, đôi khi phải mua thêm phần cứng tốn kém. Với tổng đài IP, thì bạn chỉ đơn giản là gắn thêm điện thoại vào mạng.
Lợi ích #7: Nâng cao chất lượng phục vụ, chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp
Khi triển khai tổng đài IP, bạn có thể tích hợp nhiều tính năng thoại với các ứng dụng của doanh nghiệp để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, nâng cao năng suất làm việc. Ví dụ:
- Pop-up một màn hình hiển thị thông tin khách hàng một cách tự không khi họ gọi đến tổng đài của bạn.
- Dễ dàng ghi âm và nghe lại các cuộc điện thoại trao đổi.
- Dễ dàng thực hiện cuộc gọi từ một ứng dụng khác trên máy tính (như Outlook, CRM…)
Lợi ích #8: Sử dụng các tính năng cao cấp của tổng đài điện thoại với chi phí thấp
Tổng đài IP đã có sẵn các tính năng cao cấp của một hệ thống thoại như: trả lời tự động, lập trình phân bổ cuộc gọi, hộp thư thoại, báo cáo thống kê… các tính năng này thường rất đắt khi sử dụng hệ thống tổng đài truyền thống.
Lợi ích #9: Cơ động, dễ dàng di chuyển
Khi người dùng di chuyển vị trí làm việc, chỉ đơn giản mang theo điện thoại, không cần phải đi lại dây hoặc bất kỳ thao tác gì trên hệ thống tổng đài.
Người dùng có thể roaming từ văn phòng, cafe wifi, hoặc nhà riêng mà vẫn có thể trả lời và thực hiện các cuộc gọi như thể đang ngồi tại bàn làm việc.
Kết luận
Với những lợi ích kể trên, việc đầu tư một hệ thống tổng đài IP-PBX là cần thiết và hữu ích, không chỉ cho những doanh nghiệp mới mà còn cho cả những doanh nghiệp đang có hệ thống tổng đài truyền thống. Một tổng đài IP-PBX sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí điện thoại, chi phí vận hành, nâng cao năng suất làm việc của toàn doanh nghiệp.